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Administração de Empresas

Como emitir uma invoice nos Estados Unidos? Qual é um bom software de gestão?

Uma das dúvidas mais comuns que recebemos é sobre como emitir uma invoice e controlar as vendas e a parte financeira de uma empresa nos Estados Unidos.

Indiferentemente de sua empresa estar incorporada na Florida, em Delaware ou em outro estado americano, o formato de administração e controle contábil da sua empresa deve ser o mesmo.

Nos Estados Unidos existem diversos softwares online de gestão, como o Quickbooks, Freshbooks e o Xero. Na Company Combo optamos pelo Xero, e este é o software que indicamos para todos nossos clientes e parceiros.

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Como emito uma invoice nos Estados Unidos? Como controlo minhas vendas?

Diferentemente do Brasil, nos Estados Unidos não existe a necessidade de manter um software local para controle de vendas, muito menos a obrigatoriedade de impressão de Cupom Fiscal ou Nota Fiscal.

Por isso, não existe a obrigatoriedade de contratar um software de gestão (ERP) para sua empresa. Você pode emitir uma invoice com um modelo simples do Google Docs ou do Word, por exemplo. Mas estes softwares não te oferecem nenhuma ferramenta de controle, e é aí que mora o maior perigo.

É muito comum perder o controle das invoices emitidas e pagamentos recebidos. Um software como o Xero facilita a emissão de invoices personalizadas, garantindo que todas as informações necessárias estarão presentes nela e que você terá o controle sobre seu histórico de cobranças e pagamentos. O módulo de invoices já faz o envio automático dela para o email do seu clientes e você poderá receber pagamentos online pelo Paypal ou Stripe. Também é possível criar invoices recorrentes, ou seja, ele automatizará seu processo de cobrança.

Umas das features que mais gostamos, é a possibilidade de programar o sistema para enviar alertas e lembretes automáticos próximo à data de vencimento ou em caso de não pagamento.

Este controle também fará com que sua contabilidade e declarações de impostos sejam muito mais simples.

O módulo de invoices funciona muito bem para prestadores de serviços, vendas de varejo online ou atacadistas. Não é a melhor opção para varejistas físicos. Neste caso, recomendamos um POS como o do Shopify, por exemplo.

Controle Financeiro

Também conhecido como contas à pagar e contas à receber, o controle financeiro é ponto fundamental para seu negócio.

Com o módulo de Relatórios do Xero você poderá acompanhar a saúde financeira da sua empresa, criando relatórios personalizados e utilizando o aplicativo mobile.

A integração da área financeira com os outros módulos, como o de invoices, é um ponto forte do sistema, permitindo o acompanhamento de receitas x custos por projeto, além da possibilidade de controlar receitas futuras.

Controle de Clientes

Junto ao módulo de invoices é possível cadastrar seus clientes e manter controle sobre informações de contato, receitas, etc. Também é possível integrar o sistema com outras ferramentas de CRM e Email Marketing.

Controle Contábil

Se você é cliente da Company Combo sua gestão contábil está sendo feita no Xero. Sua conta bancária está integrada ao software e nossa equipe de bookkeepers cuida mensalmente da classificação contábil dos seus lançamentos. Você também tem acesso online aos seus relatórios, permitindo que acompanhe, por exemplo, seu lucro acumulado, o que irá te ajudar a prever seus impostos anuais.

Se você não contratou uma empresa para fazer seu bookkeeping, você poderá fazer esta classificação manualmente e ao final do ano retirar seu Profit and Loss e o DRE para seu tax prepare prepare seus impostos (income tax).

Folha de Pagamento

Outro ponto forte do Xero nos Estados Unidos é o módulo de folha de pagamento (Payroll). Através dele você poderá controlar seus funcionários, calcular impostos e recolhe-los online.

Controle de Estoque/Inventário

Se você irá vender produtos físicos, precisa controlar seu estoque. O módulo de inventário do Xero permite este controle, já integrado com seu módulo de invoices e contábil.

Quem é a Xero?

A Xero foi fundada em 2006 na Nova Zelândia e conta com mais de 862,000 clientes, em 4 grandes mercados: Nova Zelândia, Austrália, Reino Unido e Estados Unidos. Com mais de 1,200 colaboradores, oferece soluções locais para cada mercado em que atua.

A plataforma é 100% online e muito – mais muito, mesmo – intuitiva.

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Xero - Como emitir uma invoice nos Estados Unidos

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Sobre o Autor

Diego Sampaio

Diego Sampaio é empresário no Brasil e nos Estados Unidos e compartilha no You S/A um pouco do seu conhecimento, tirando dúvidas comuns aos investidores estrangeiros que desejam operar nos Estados Unidos da forma correta e mais segura.

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