Díficil achar alguém hoje que não use o WhatsApp em seu smartphone. Com mais de 430 milhões de usuários no mundo, o app é utilizado por 19% da população mundial conectada à internet e viabilizou uma nova fase na história da comunicação: agora todos podem sem comunicar instantaneamente e praticamente de graça. Tantas vantagens não passaram despercebidas aos olhos das empresas e empresários, que tem feito uso intenso da ferramenta para agilizar gerenciamento de pessoas e transações, inclusive internacionais.
Renato Alves, corretor de imóveis na Flórida, e blogueiro no ‘Um brasileiro na terra do tio Sam’ relata que o WhatsApp trouxe uma agilidade maior ao seu trabalho: “quando a pessoa está no processo de financiamento ou esperando a casa ficar pronta, usamos o sistema de walkie talkie do aplicativo, por exemplo. Ao invés de fazer uma ligação internacional basta apertar um botão e tudo que você fala fica gravado”.
A ferramenta, segundo ele, traz mais tranquilidade ao cliente, que pode acompanhar com mais praticidade o processo de compra e satisfazer um pouco a ansiedade natural do tempo de espera antes de receber a casa comprada. “Eu recebo varias mensagens de WhatsApp perguntando: e ai, minha casa tá pronta?”, diz ele.
O corretor, que também é designer, diz que o app se tornou muito útil também pela possibilidade de se enviar fotos e vídeos instantaneamente, sem ter que se passar pela dificuldade de anexá-los em emails. “A função walkie talkie é super útil; 30 segundos gravados substituem dois parágrafos escritos, e junto com a mensagem posso mandar foto, vídeos. Normalmente, vou trabalhando na casa e já mandando fotos para o cliente”, diz Renato.
Boas práticas no uso corporativo do WhatsApp
O uso do WhatsApp sem dúvida facilita a comunicação organizacional e pode ajudar a extender a rede de networking. No entanto, o alto grau de interatividade pode acabar sendo prejudicial ao trabalho, atrapalhando a concentração e diminuindo a produtividade. Veja aqui algumas regras gerais de etiqueta para o uso da ferramenta em uso corporativo:
Não exija ou presuma que todos usam o WhatsApp.
É de bom tom sempre perguntar primeiro se o seu cliente, prestador de serviços, parceiro comercial ou funcionário deseja usar a ferramenta. Como empresário ou empresa, você pode sugerir a troca de informações através do WhatsApp, no entanto, nunca exija.
E, se houver acordo comum para uso do app, esclareça de antemão as regras e implicações para sua utilização. Dessa forma, se evitam futuros conflitos e desconfortos.
Não espere resposta imediata
Resposta imediata no WhatsApp não é sinônimo de comprometimento com o trabalho. Na verdade às vezes pode significar o contrário, pois, por se sentir na obrigação de responder, as pessoas se tornam menos produtivas e mais distraídas. Não seja e não espere que ninguém seja escravo do app.
“Uma grande vantagem do WhatsApp é que você consegue saber se a pessoa leu a mensagem na hora”, diz Renato Alves. No entanto, o corretor relata também o lado ruim disso: “às vezes estou em reunião e leio rapidamente uma mensagem que recebi, e as pessoas esperam que responda automaticamente, mas naquele momento não posso, e muitos não entendem”, diz ele.
Além disso, uma outra problemática que profissionais relatam é a exigência de clientes em receberem respostas fora de seu horário de trabalho. Dependendo na natureza da transação, pode, sim haver trocas de mensagens além das horas comerciais, no entanto é muito importante que todos esses detalhes sejam acordados anteriormente, para evitar desconfortos na relação profissional.
WhatsApp não substituI email
“Alguns clientes querem conversar por WhatsApp, ao invés de email, mas nem sempre dá. Geralmente, se a pessoa entrar em contato pelo app, converso por ali e depois transfiro para o email”, diz Renato Alves.
O WhatsApp, de forma geral, é útil porque permite uma comunicação casual, como uma conversa, quando as pessoas não estão frente à frente. Por isso, no caso de transações internacionais, ele facilitou e agilizou muito os processos. No entanto, não se pode esquecer que o email é hoje a forma de troca de informações mais profissional que existe, além de permitir um armazenamento de histórico e informações mais organizado. De forma geral, devem apenas se trocar informações curtas e imediatas pelo WhatsApp e seguir o contato por email.